Navigare nel complesso mondo del diritto del lavoro richiede una costante attenzione ai dettagli e alle evoluzioni normative e giurisprudenziali. Una delle aree che genera frequentemente dubbi e discussioni è la definizione di orario di lavoro e, strettamente connesso, il trattamento del tempo di viaggio e dei rimborsi spese, specialmente in caso di trasferte. Comprendere quali periodi debbano essere retribuiti e quali spese siano esenti da tassazione è fondamentale sia per i datori di lavoro che per i lavoratori per garantire conformità e trasparenza. Il 2025, in particolare, porta con sé importanti novità legislative che impattano direttamente su queste materie. Questo post esplora le definizioni chiave, analizza le diverse casistiche basate sulle fonti a nostra disposizione e fa luce sulle recenti modifiche introdotte, offrendo una guida per orientarsi nel panorama attuale.
Cos’è l’Orario di Lavoro? La Definizione Generale
Per orario di lavoro si intende, in linea generale, qualsiasi periodo in cui il lavoratore si trova “al lavoro, a disposizione del datore di lavoro e nell’esercizio della sua attività o delle sue funzioni”. Questo implica che il lavoratore deve essere nella “sfera tecnico-organizzativa” del datore di lavoro e, pertanto, soggetto al suo potere direttivo. Di conseguenza, anche i periodi trascorsi all’interno dell’azienda per attività preparatorie o accessorie alle mansioni principali possono essere considerati orario di lavoro, a meno che il datore di lavoro dimostri che il lavoratore era libero di autodeterminarsi o non fosse soggetto al potere gerarchico. Rientrano nell’orario di lavoro anche i periodi in cui i lavoratori sono obbligati a essere fisicamente presenti in un luogo indicato dal datore di lavoro e a tenersi a disposizione per fornire la loro opera in caso di necessità.
Quando il Tempo di Viaggio Conta come Orario di Lavoro?
Il tempo impiegato per gli spostamenti è una delle questioni più dibattute.
Viaggio Casa-Lavoro: Il Principio Generale
Secondo i principi giuridici generali, il tempo impiegato dal lavoratore per recarsi dal proprio domicilio alla sede di lavoro (abituale o in trasferta) e per il ritorno non rientra nella nozione di orario di lavoro e, pertanto, generalmente non dà diritto a retribuzione. Questa regola vale “salve diverse e migliori previsioni dei contratti collettivi”.
Viaggio Funzionale alla Prestazione
Esiste una deroga importante a questo principio generale: il tempo di viaggio può essere considerato orario di lavoro se risulta “funzionale” rispetto alla prestazione lavorativa. La giurisprudenza ha identificato diverse ipotesi in cui ciò accade.
- Obbligo di presentarsi prima in sede: Rientra nell’orario di lavoro il tempo di spostamento quando il dipendente è obbligato a presentarsi prima presso la sede aziendale per poi essere destinato a diverse località per svolgervi la prestazione lavorativa.
- Accesso a un punto di raccolta obbligatorio: Se i lavoratori sono comandati a recarsi in un punto di raccolta (spesso la sede legale o un magazzino) per prendere, ad esempio, strumenti aziendali, un particolare mezzo di trasporto o per mettersi a disposizione dell’azienda, il tempo impiegato per raggiungere il luogo finale di lavoro è considerato orario di lavoro e decorre dal momento dell’arrivo al punto di raccolta obbligatorio. Al contrario, se il lavoratore non ha bisogno di recarsi al magazzino e l’accesso al punto di raccolta è una mera comodità, non è considerato orario di lavoro.
Anche la contrattazione collettiva può stabilire in quali casi il tempo di viaggio debba essere considerato come servizio. Ad esempio, un contratto collettivo può prevedere la retribuzione delle ore di viaggio trascorse alla guida di un mezzo aziendale o privato autorizzato, o una percentuale della retribuzione per le ore trascorse come trasportato.
Tempo Viaggio in Trasferta
Per quanto riguarda il tempo impiegato giornalmente dal lavoratore in trasferta per raggiungere la sede di lavoro (ad esempio, dall’hotel o dalla residenza al luogo di lavoro), questo generalmente non è considerato orario di lavoro. Il disagio psico-fisico e materiale associato a tale spostamento è considerato assorbito e compensato dall’indennità di trasferta. Tuttavia, come menzionato, il tempo di viaggio può rientrare nell’orario di lavoro se reso funzionale alla prestazione o se diversamente disciplinato dalla contrattazione collettiva.
Altri Tempi Specifici: Vestizione, Reperibilità, Pause, Formazione
Oltre al tempo di viaggio, altre attività generano dubbi sullo status di orario di lavoro.
Tempo Vestizione/Svestizione (c.d. “tempo tuta”)
Il tempo impiegato per indossare e dismettere la divisa aziendale (“tempo tuta”) è considerato orario di lavoro se il datore di lavoro impone l’uso della divisa e disciplina tempo e luogo di esecuzione dell’operazione. Un esempio tipico è quello degli operatori sanitari che devono cambiarsi in azienda per ragioni igieniche. Se, invece, la disciplina contrattuale permette al lavoratore di scegliere tempo e luogo (anche a casa prima di recarsi al lavoro), tale attività è considerata atto di diligenza preparatoria e non va retribuita. Lo stesso principio si applica al tempo di percorrenza dallo spogliatoio al reparto se imposto.
Reperibilità
Il tempo di reperibilità in cui il lavoratore si trova nella propria abitazione ed è disponibile alla chiamata del datore di lavoro in caso di necessità non è generalmente considerato orario di lavoro. Diverso è il caso in cui il lavoratore sia obbligato a permanere fisicamente in un luogo indicato dal datore di lavoro, manifestando una sostanziale disponibilità e l’obbligo di intervenire immediatamente. Questa seconda ipotesi rientra nell’orario di lavoro.
Riposi Intermedi e Soste di Lavoro
I riposi intermedi non sono considerati orario di lavoro. Le soste di lavoro di durata compresa tra i 10 minuti e le 2 ore, durante le quali non è richiesta alcuna prestazione, non rientrano nell’orario di lavoro. Fanno eccezione le soste di lavoro, anche superiori ai 15 minuti, concesse nei lavori molto faticosi allo scopo di ripristinare le condizioni fisiche dell’operaio per la ripresa del lavoro. Quest’ultima tipologia è considerata orario di lavoro. In assenza di specifiche previsioni di legge o di contratto, l’onere di dimostrare che il tempo della pausa è connesso alla prestazione, eterodiretto e non lasciato nella disponibilità autonoma del lavoratore spetta al lavoratore stesso.
Formazione
Il tempo impiegato per la formazione imposta dal datore di lavoro o richiesta obbligatoriamente dalla legge o dai contratti collettivi, anche se svolta al di fuori del luogo abituale di lavoro, è considerato orario di lavoro. La formazione professionale o per ottenere/mantenere una qualifica non obbligatoriamente prevista non rientra nell’orario di lavoro.
Tempo di Percorrenza Interno
Il tempo impiegato dai dipendenti dal momento dell’ingresso in azienda (timbratura) a quello dell’inizio della prestazione (es. login al PC) e viceversa è considerato orario di lavoro. Questo perché è il datore di lavoro a strutturare la sede e il percorso, rendendo tale attività eterodiretta e obbligatoria.
Le Novità 2025 su Trasferte e Rimborsi Spese
La Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024, entrata in vigore l’1 gennaio 2025) ha introdotto disposizioni significative in materia di rimborsi spese, con un focus particolare sulla tracciabilità.
Per principio generale, le somme corrisposte come rimborso delle spese di viaggio sostenute per incarichi fuori dal comune di residenza hanno funzione restitutoria e di ripristino del patrimonio del lavoratore e non sono assimilabili alla retribuzione né assoggettabili ad imposta. Questo vale soprattutto per rimborsi basati sull’effettivo esborso (es. chilometraggio). Questa distinzione è rilevante anche rispetto all’indennità di trasferta forfettaria.
Trasferte nel Comune
Per le trasferte effettuate all’interno del territorio comunale della sede di lavoro, le indennità o i rimborsi di spese generalmente concorrono a formare il reddito. Tuttavia, le spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate sono escluse dal reddito di lavoro dipendente. Dal 31 dicembre 2024, non è più strettamente necessario che la prova provenga dal vettore (es. biglietto), ma è sufficiente che la spesa sia documentata e comprovata. Ciò ha aperto alla possibilità di includere, ad esempio, anche le spese per servizi di car sharing se adeguatamente documentate.
Trasferte Fuori Comune: Tracciabilità dei Pagamenti
Per le trasferte o missioni fuori del territorio comunale, le regole distinguono tra indennità forfettaria e rimborso analitico. La novità 2025 riguarda specificamente i rimborsi analitici. A decorrere dal 2025, i rimborsi analitici delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto (quest’ultimo inteso come autoservizi pubblici non di linea, come taxi o NCC) sostenute dal lavoratore in trasferta non concorrono a formare il reddito solo a condizione che i pagamenti di tali spese siano effettuati con metodi tracciabili.
I metodi di pagamento tracciabili includono versamento bancario o postale, carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari, o altri sistemi che garantiscano tracciabilità e identificazione dell’autore.
Ciò significa che, laddove queste spese (vitto, alloggio, viaggio/trasporto non di linea) vengano sostenute con contanti, i relativi rimborsi saranno assoggettati a imposte e contributi.
Un’eccezione importante riguarda le spese relative ai trasporti mediante autoservizi pubblici di linea: per queste, il rimborso può continuare ad essere effettuato anche in contanti senza che ciò pregiudichi l’esenzione.
Per quanto riguarda l’indennità forfettaria per trasferte fuori comune, nulla cambia rispetto al passato: rimane esente fino a €46,48 al giorno (€77,46 all’estero), con riduzioni in caso di rimborso o gratuità di vitto e/o alloggio.
Il plafond forfetario di esenzione (€ 46,48 in Italia, € 77,46 all’estero) è infatti ridotto nei seguenti casi:
•di un terzo in caso di rimborso delle spese di alloggio, ovvero di quelle di vitto, o di alloggio o vitto fornito gratuitamente.
•di due terzi in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto.
Impatto sulla Deducibilità per l’Azienda
Le novità sulla tracciabilità hanno un impatto anche per il datore di lavoro. A partire dal periodo d’imposta 2025, la deducibilità per l’azienda delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (nonché dei relativi rimborsi analitici ai dipendenti) è ammessa, nei limiti previsti, solo se i pagamenti sono stati eseguiti con metodi tracciabili.
In conclusione, la corretta gestione dell’orario di lavoro, inclusi i tempi di spostamento e le trasferte, è essenziale per la conformità normativa e per un rapporto di lavoro trasparente. Le regole generali, pur stabilendo che il tempo di viaggio casa-lavoro non sia retribuito, presentano eccezioni significative legate alla funzionalità dello spostamento rispetto alla prestazione o a specifiche previsioni contrattuali. Analogamente, il tempo impiegato in altre attività come vestizione, reperibilità, pause o formazione dipende dalla loro natura obbligatoria ed eterodiretta.
Le novità introdotte per il 2025, in particolare l’obbligo di tracciabilità per i rimborsi analitici di alcune spese di trasferta fuori comune (vitto, alloggio, trasporto non di linea) e il suo impatto sulla deducibilità aziendale, rappresentano un cambiamento cruciale che richiede un adeguamento rapido delle procedure interne e dei sistemi di gestione delle spese. Ignorare questa nuova regola può comportare la piena tassazione e contribuzione dei rimborsi per il lavoratore e la perdita della deducibilità per l’azienda.
Data la complessità della materia e le continue evoluzioni, è fondamentale rimanere aggiornati e valutare attentamente ogni singola situazione.
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